今天想要跟你分享事業成功關鍵主題
就是改善你的開會效率
相信你如果在公司任職
或者你自己常和別人合作
以團隊合作的模式進行著你的事業
你一定會遇到一個很大的問題
就是每次開會似乎常常都太冗長
造成耽誤了執行處理工作的時間
OK，因為我一直以來也都需要常常和客戶開會
並且自己公司和行銷團隊這邊也常要開會
以前我也常常因為開會時間太冗長而造成時間不夠用
但後來我發現開會時間裡面
似乎有至少一半時間都是在談些不重要的事情
甚至是談和開會無關的內容
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因此我後來發現如果每個禮拜都浪費這麼多時間在開會的話
真的很多事情都沒辦法如期達成
甚至需要花更多時間才能完成
也會造成客戶的一些案子時間耽誤
因此後來我一直在思考該如何才能讓開會變得更有效率
而我終於在去年規劃思考出了一些不錯的解決方法
所以我今天就是要跟你分享這些我思考出來的方法
增加開會效率方法一：《開會前先把會議大綱和細項條列出來並寄給與會者》
這個方式我想知道的人或企業很多
但真正有在執行的卻少之又少
但我真正去執行之後發現的確很有效
你應該要在開會前先把會議的大綱和細項以條列的方式整理出來
並且寄給參與會議的人
這個好處並不僅僅在於知道開會的流程
最重要的好處是在可以讓參與會議的人提前知道大綱
並且知道大綱後可以先思考每一條會議主題和細項的想法
當進入會議時就可以直接提出各自的想法並加以討論
開會時就是要整合所有人的意見看法進行表決
而不是把時間花在思考上面
我認為這是提前條列式大綱細項給與會者的最關鍵原因
增加開會效率方法二：《準時開始結束，時間以30分鐘為單位》
每場會議設定開始和結束時間
而且必須嚴格掌控時間，以30分鐘為單位
但當然不是說會議一定要在30分鐘內結束
而是要詳細規劃這場會議需要用到幾個單位時間
例如2個單位時間就是60分鐘
3個單位時間就是90分鐘
但我認為會議千萬絕對不要超過4個單位時間
也就是120分鐘
如果會議會開超過120分鐘
可見你的會議討論議題就太多了
甚至各與會人員沒有做好事前的準備和規劃
所以才會造成會議冗長沒效率
超過4個單位時間的會議我想效益絕對很低
而且也會嚴重影響與會者的精神集中力
以及後續執行工作的時間
增加開會效率方法三：討論的細項都必須有所規範
很多人常常遇到開會的狀況就是
每個員工提出一些各自不同的想法
然後開始進行類似辯論一樣的大會
甚至想法會越來越天馬行空
造成無意間的時間浪費
我認為當然提出很多想法是好的
但我認為每個討論的細項都必須有所規範
這樣才不會一直造成時間的無謂浪費
因為會議中通常80%後來提出的想法都不會被真正採納
例如每位與會者提出1-2個想法之後
大家立刻表決選出1種最適合的方案
然後再討論接下來的執行方式
執行方式採與會者各自提出想法後規劃整理
然後在進行下一個會議項目的討論
而不要把時間一直停留浪費在同一個項目討論上
這也是為何常常有些會議需要花2倍以上時間進行的原因
增加開會效率方法四：《與會者一分鐘分別確認項目工作執行內容》
每個細項討論出來的結果
最後都要由與會者各自一分鐘分別確認項目工作執行內容
常常大部分的會議都是討論完全部大綱和細項後
才確認各自的工作執行內容
這其實是非常沒有效率的
因為等你開完會討論完5個或6個項目後
叫每個人從第一個項目開始確認工作內容
我想很多人都已經忘了
又要花時間來思考和整理
因此我認為應該每個項目討論完後
與會者各自都花一分鐘的時間來確認工作執行內容
這樣當討論到最後一個項目
也就代表大家都非常清楚自己開完會後的工作
而不會迷迷糊糊浪費開會時間
這個增加開會效率的方法也會對與會者的工作執行非常有幫助
OK，如果你是公司老闆、主管、員工
你常常遇到開會很沒效率的這種問題
我相信今天的文章內容應該會對你有所幫助
而且如果你是從事網路行銷或網路創業的朋友
我相信這篇文章的內容也會對你有所幫助
畢竟你可能也常常需要跟你的團隊
或者外包團隊開會討論執行細節
我認為開會最重要的目的就是要把討論決策的事情拿去執行
開完會之後的事情才是真正至關重要的！
我相信這也會是你事業成功的關鍵因素和秘訣
千萬別忘了以下的公式：
效率 + 執行力 = 競爭力
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OK，今天就跟你分享到這邊
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我們下篇文章見，掰一
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文章作者：網路行銷策略站站長-林瑋
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